Cách tạo list, dropdown list cơ bản trong Excel, Google Sheet

Tạo list, dropdown list trong Excel, Google Sheet có lợi ích gì?

Khi làm việc với bảng tính, không ít lần các bạn phải nhập đi nhập lại một vài thuộc tính rất nhiều lần cho các bản ghi khác nhau, Excel và Google sheet đều có tính năng tạo list, dropdown list (danh sách thả xuống) để có thể lựa chọn nhanh trường thuộc tính trong danh sách thả xuống.

Hôm nay Biết Wiki sẽ chỉ các bạn cách tạo danh sách thả xuống trong Excel và Google sheet để có thể làm việc một cách thuận tiện hơn. Cách làm ở Excel và Google sheet khá tương đồng nhau. Để tiện lợi cho các bạn để cài đặt khác nhau, mình sẽ hướng dẫn với Excel giao diện tiếng Anh và Google Sheet giao diện tiếng Việt.

Cách tạo list, dropdown list cơ bản trong Excel

Trước tiên chúng ta chọn danh sách các ô hoặc dải ô sẽ áp dụng dropdown list. Trong giao diện chính của Excel, chọn tab Data -> Data validation

Thẻ Tab Settings, mục Allow chúng ta chọn List, ở đây sẽ xuất hiện ô dữ liệu để chúng ta điền các lựa chọn vào, phân tách nhau bởi dấu phẩy. Biết Wiki lấy ví dụ 2 giá trị là “Tin học văn phòng” và “bietwiki.com” cho dropdown list.

Và đây  là dropdown list kết quả:

Cách tạo list, dropdown list cơ bản trong Google Sheet

Tương tự với Google Sheet, chúng ta cũng chọn dải ô áp dụng danh sách thả xuống. Sau đó ta chọn menu Dữ liệu -> Xác thực dữ liệu:

Ở mục Tiêu chí chúng ta chọn Danh sách mục và điền các giá trị của danh sách thả xuống vào ô dữ liệu bên cạnh. Ở đây Biết Wiki lấy ví dụ bằng 2 giá trị “Google Sheet” và “bietwiki.com” cho danh sách thả xuống của chúng ta.

Và đây là danh sách thả xuống kết quả:

Rất đơn giản phải không các bạn?

Biết Wiki Tổng kết

Việc sử dụng danh sách thả xuống (dropdown list) tiết kiệm cho chúng ta rất nhiều thời gian đánh máy, hơn nữa hạn chế được việc có thể bị sai chính tả trong lúc nhập liệu. Đây chỉ là cách tạo dropdown list cơ bản cho các bạn chỉ dùng với một bảng tính, hoặc các bảng tính đơn lẻ không liên kết tới nhau. Biết Wiki sẽ hướng dẫn thêm về cách tạo droplist nâng cao khi làm việc với các bảng tính liên kết với nhau, bạn không nhập dữ liệu lựa chọn bằng tay mà có thể lấy từ một dải ô trong cùng sheet hoặc ở một sheet khác.